Lesson 5 Business

Business English

Meetings

How to plan and hold a meeting

RECOMMENDED LEARNING
Lesson 5 Idiomatic:

.

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HOMEWORK:
1. Write the minutes of the meeting. Look at the instructions on the last page of the dialogue.

RECOMMENDED EXERCISES
2. Idiomatic Expressions : do the Multiple Choice exercises.

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Minutes of a Meeting

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About

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

The company is considering opening a new factory.
At a meeting this is discussed and there are two main opinions:
One group wants to expand the existing factory in Germany,
The other group wants to open a factory in India because it will be cheaper to manufacture the clothing there.

Slide 1

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

After a heated discussion the meeting is in its final stages.

MR James

MR James

MR James

It seems to be clear that the best option will be to expand our existing facilities in Germany.

MR Grey

MR Grey

MR Grey

No, Mister Chairman, I do not agree with that opinion.
That is a stupid idea.

Slide 2

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

A heated discussion takes place.

Miss Smith

Miss Smith

Miss Smith

Mister Chairman, these discussions lead nowhere.
I propose that we put this matter to a vote.

Mr Grey

Mr Grey

Mr Grey

I agree, mister Chairman, and would like to propose that we expand our factory in Germany.

Slide 3

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

There is a sudden silence.
Miss Cagney raises her hand.

Miss Cagney

Miss Cagney

Miss Cagney

I'll second the proposal.

Chairman

Chairman

Chairman

Ladies and gentleman, we have a proposal.
It has been seconded by miss Cagney.
The proposal is for expanding our existing facilities here in Germany.
Do I have a counter proposal?

Slide 4

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

Mister Willard makes a counter proposal.

Mr Willard

Mr Willard

Mr Willard

Yes, Mister Chairman.
I'd like to propose investigating the possibility of opening a new factory in India after we have looked at our financial situation.

Miss Rudolph

Miss Rudolph

Miss Rudolph

Mister chairman, the counter proposal is not clear.
Could the previous speaker please rephrase his proposal.

Slide 5

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

.

Chairman

Chairman

Chairman

Mister Willard, please rephrase your proposal, and please make it short.

Mr Willard

Mr Willard

Mr Willard

Yes Mister Chairman.
I would like to propose that we open a new factory in India.

Slide 6

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

.

Chairman

Chairman

Chairman

Thank you Mister Willard. Loud and clear.
Does anyone second this proposal?

Miss Rudolph

Miss Rudolph

Miss Rudolph

I do, Mister Chairman.

Slide 7

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

The chairman reads the proposals and mister Willard cheers for India.

Chairman

Chairman

Chairman

We have two proposals on the table.
One for expanding our existing facilities in Germany, the other for opening a new factory in India.

Mr Willard

Mr Willard

Mr Willard

Yes, India.

Slide 8

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

The chairman puts the matter to a vote.
The members of the meeting raise their hands and the chairman counts the votes.

Chairman

Chairman

Chairman

Let us vote by a raise of hands.
First to the counter proposal.
Who is for opening a new factory in India?

Miss Jones

Miss Jones

Miss Jones

Eleven votes, Mister Chairman.
Eleven for India.

Slide 9

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

.

Chairman

Chairman

Chairman

Now to the original proposal.
Who would rather expand our existing facilities here in Germany?
Please raise your hands.

Miss Jones

Miss Jones

Miss Jones

Oh no! Eleven for Germany and eleven for India.
We have a tie.

Slide 10

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

Everyone starts talking at the same time.
Some 'Boos' are heard.

Chairman

Chairman

Chairman

That means I have the final say.

Mr Grey

Mr Grey

Mr Grey

The casting vote.
And we all know where you stand.

Slide 11

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

.

Miss Rudolph

Miss Rudolph

Miss Rudolph

Very disappointed
That's not fair!

Chairman

Chairman

Chairman

Smiles
Well, I'm for Germany.
Quality counts. And we can't guarantee that in India.

Slide 12

Meetings

ABOUT:

ABOUT:

ABOUT:

The members express their displeasure and start arguing.
The chairman hits with his gavel on the desk.

Chairman

Chairman

Chairman

Order! Order please!
Please calm down. We can talk later about the details.
I herewith close the meeting.

Mr Grey

Mr Grey

Mr Grey

Annoyed
That means India is off the table.
Damn!

Slide 13

Meetings

Oral Discussion

Write the final part of the Minutes of the Meeting beginning at where the dialogue started.
Cover what had been said.
Look at the outline of Minutes of a Meeting under Example/Info.
Focus on what was said and give details about the vote.

Meetings_Dialogue-2 Download

die Regeln schreiben vor

the procedures prescribe
es zur Abstimmung bringen

to put the matter to a vote
Sie hatten Ihre Gelegenheit

you had your turn
eine dumme Idee

a stupid idea
auf einer Entschuldigung bestehen

to demand an apology
ich möchte eine Entschuldigung

I would like an apology
Besprechungspunkte zur Tagesordnung hinzufügen

to add items to the agenda
Punkte zur Besprechung unter Allgemein

points for discussion under general
Unterstützung für den Antrag

a secondment for the motion
ein solches Benehmen

such behaviour
sich nicht entschuldigen

not to apologise
einen gültigen Beschluss fassen

to take a valid decision
ich gebe das Wort an

I give the floor to
Wer hat das gesagt?

Who has said that?
das ist nicht akzeptabel

that is not acceptable
erkläre die Versammlung eröffnet

declare the meeting open
um Himmels Willen

for heavens sake
Wo haben Sie das gehört?

Where have you heard that?
ich beanstande

I object to
der vorige Redner

the previous speaker
es protokolliert haben

to have it noted
vorschlagen dass das Protokol

propose that the minutes
erkläre die Versammlung beendet

declare a meeting closed
ein Gegenvorschlag

a counter proposal
Ihre Zeit ist vorüber

your time is up
Stimmen dafür

vote for
die Entschuldigung nicht akzeptieren

not to accept the apology
sich entschuldigen

to apologise
eine erfolgreiche Besprechung

a fruitful discussion
Das ist lächerlich!

That is ridiculous!
dagegen sein

to be against it
die Versammlung beenden

to close the meeting
einstimmiger Beschluss

unanimous decision
dafür sein

to be for it
dagegen sein

to be against it
bitte verlassen Sie die Versammlung

please leave the meeting
Sie sind ein Idiot!

You are an idiot!
Ruhe jetzt!

Order now!
etwas vorschlagen

to propose something
einen Vorschlag neu formulieren

to rephrase a proposal
Frau Vorsitzende

madam chair
letztens

lastly
Herr Vorsitzender

mister chairman
die Entschuldigung akzeptieren

to accept the apology
Birds of feather flock together.

Gleich und gleich gesellt sich gern.
haben Sie daran gedacht

have you considered
bitte nehmen Sie zur Kenntnis dass

please note that
Sie wissen nicht wovon Sie reden!

You don't know what you are talking about.
der Vorschlag wurde verworfen

the motion was rejected
der vorige Sprecher

the previous speaker
dem nicht zustimmen

to disagree
laut der Statuten

according to the statutes
mneiner Meinung nach

in my opinion
Beschlussfähig sein

to have a quorum
ist an der Reihe

has the floor
to agree with

dem zustimmen
der Vorschlag wurde akzeptiert

the motion was carried
Ach, wirklich!

Really! You don't say!
Vorsitzende

chairperson
das ist nicht relevant

that is not relevant
zur Ordnung

on a point of order
eine ausschlaggebende Stimme

a casting vote
zur Diskussion unter

fir discussion under
mit Hinweis auf

with reference to
lasst uns darüber abstimmen

let's take a vote
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Lesson Vocabulary G/E

Meetings

Vocalulary used in meetings

1 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

1. ich gebe das Wort an

2 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

2. Das ist lächerlich!

3 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

3. erkläre die Versammlung eröffnet

4 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

4. Ruhe jetzt!

5 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

5. sich entschuldigen

6 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

6. eine ausschlaggebende Stimme

7 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

7. mit Hinweis auf

8 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

8. Stimmen dafür

9 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

9. dagegen sein

10 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

10. der vorige Sprecher

11 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

11. einen gültigen Beschluss fassen

12 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

12. Ihre Zeit ist vorüber

13 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

13. bitte verlassen Sie die Versammlung

14 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

14. eine dumme Idee

15 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

15. ein solches Benehmen

16 / 65

Category: Proverbs

16. Birds of feather flock together.

a. Spezies bleiben beisammen.

b. Gleich und gleich gesellt sich gern.

17 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

17. lasst uns darüber abstimmen

18 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

18. die Regeln schreiben vor

19 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

19. das ist nicht relevant

20 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

20. Unterstützung für den Antrag

21 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

21. Beschlussfähig sein

22 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

22. to agree with

23 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

23. auf einer Entschuldigung bestehen

24 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

24. der Vorschlag wurde akzeptiert

25 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

25. die Versammlung beenden

26 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

26. das ist nicht akzeptabel

27 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

27. Punkte zur Besprechung unter Allgemein

28 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

28. mneiner Meinung nach

29 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

29. der Vorschlag wurde verworfen

30 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

30. die Entschuldigung nicht akzeptieren

31 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

31. erkläre die Versammlung beendet

32 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

32. ich möchte eine Entschuldigung

33 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

33. Sie sind ein Idiot!

34 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

34. einen Vorschlag neu formulieren

35 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

35. haben Sie daran gedacht

36 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

36. einstimmiger Beschluss

37 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

37. es zur Abstimmung bringen

38 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

38. laut der Statuten

39 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

39. die Entschuldigung akzeptieren

40 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

40. zur Ordnung

41 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

41. ein Gegenvorschlag

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Category: Lesson Vocabulary G/E

42. Herr Vorsitzender

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Category: Lesson Vocabulary G/E

43. Ach, wirklich!

44 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

44. vorschlagen dass das Protokol

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Category: Lesson Vocabulary G/E

45. zur Diskussion unter

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Category: Lesson Vocabulary G/E

46. Sie hatten Ihre Gelegenheit

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Category: Lesson Vocabulary G/E

47. etwas vorschlagen

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Category: Lesson Vocabulary G/E

48. eine erfolgreiche Besprechung

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Category: Lesson Vocabulary G/E

49. letztens

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Category: Lesson Vocabulary G/E

50. bitte nehmen Sie zur Kenntnis dass

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Category: Lesson Vocabulary G/E

51. dem nicht zustimmen

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Category: Lesson Vocabulary G/E

52. der vorige Redner

53 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

53. dagegen sein

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Category: Lesson Vocabulary G/E

54. es protokolliert haben

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Category: Lesson Vocabulary G/E

55. um Himmels Willen

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Category: Lesson Vocabulary G/E

56. dafür sein

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Category: Lesson Vocabulary G/E

57. Wo haben Sie das gehört?

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Category: Lesson Vocabulary G/E

58. ich beanstande

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Category: Lesson Vocabulary G/E

59. ist an der Reihe

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Category: Lesson Vocabulary G/E

60. sich nicht entschuldigen

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Category: Lesson Vocabulary G/E

61. Sie wissen nicht wovon Sie reden!

62 / 65

Category: Lesson Vocabulary G/E

62. Vorsitzende

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Category: Lesson Vocabulary G/E

63. Besprechungspunkte zur Tagesordnung hinzufügen

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Category: Lesson Vocabulary G/E

64. Frau Vorsitzende

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Category: Lesson Vocabulary G/E

65. Wer hat das gesagt?

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